発注・納品検収の方法

本学における物品等の納入に際しましては、常日頃から種々ご協力をいただき感謝申し上げます。 さて、本学においては、手形地区及び本道地区内に検収室を設置し納品事実の確認の業務を行っているところです。なお、検収室による納品検収の対象は本学に納入される物品及び役務等の提供がされたもの全てとなります。今後とも納品検収業務に、ご理解とご協力をお願いします。

１．検収制度とは

納品検収方法（通常の手順）

• 納品検収について、発注当事者以外によるチェック機能として、検収室で納入物品と納品書の突合を行います。（備え付けの検収台帳に日付、業者名、納品書番号等を記入願います。）
• 納入物品を突合する際、納品書を提示してください。（納品書の日付の記入を徹底願いま す。）
• 検収室で納入物品突合後、納品書へ確認印を押印しますので、発注先に納入物品、納品書をお届けしてください。
• 納入後、納品検収の結果合格であれば、発注者は納品書に確認日付とサインを記入します。
• 納品書に検収室の確認印、発注者の確認日付、サインが揃いましたら、納品書、請求書を発注者へ提出してください。（納品書、請求書の日付の記入を徹底願います。）

納品検収方法（手順が変わる場合）

• 以下のものは、直接発注者に納入物品と納品書（又は役務完了通知書）を提示して、検収を受けてください。
• 発注者の確認日付とサインの記入された納品書（又は役務完了通知書）を検収室に提出してください。
• 検収室は、提出された納品書（又は役務完了通知書）をもとに納入事実の確認を行います。
• 役務関係の納入事実の確認は作業報告書、成果物等で行います。

（１）宅配便による配送物品
（２）検収業務時間外の納品
（３）現場での据付・調整・修理・改造等
（４）劇物・毒物類
（５）マウス・犬等の動物類

 

２．検収室とは

• 業務は、物品・修理等の納品事実の確認
• 設置場所は、手形地区：本部棟１階経理・調達課及び本道地区：管理棟１階調達課
• 業務時間は、午前　９：００～１２：００／午後　１：００～　５：００

 

３．留意点

• 年度末、年度開始時の納品は，発注者の予算年度に関連しますので特に留意願います。

（１）本学の予算上の決算日は3月31日です。
（２）予算上の年度区分は、発注時期に関係なく納品日で判断します。納品日が3/31までのものは当該年度、4/1以降のものは新年度予算）

　
• 保戸野地区に納品する場合は、手形地区の検収室で検収確認を受けてください。
• 納品書（役務完了通知書）に検収印及び発注者の（サイン・日付）がないものについては、公費での支払いができませんのでご注意願います。
• 不正な取引（架空請求、虚偽請求、預り金等）に関与した場合は、本学の規則等に基づき取引停止等の処分を行います。
• 監査法人の債権・債務の確認

 

４．その他

• 検収室連絡先

■手形地区：本部棟１階経理・調達課　　電話番号　０１８－８８９－２８４８
■本道地区：管理棟１階調達課　　 　　 電話番号　０１８－８８４－６２９３

概要	１．制度改正の概要
発注	２．本学の物品発注及び検収方法 ３．教員発注ができる範囲・方法
検収	４．新たな検収制度（検収室の設置） ５．検収室の設置場所 ６．教員発注における納品検収手続 ７．教員発注における納品検収手続（例外） ★　検収確認例 ★　その他
Q&A集	Q1　 納品書、請求書の様式は指定されている A　大学独自の様式、納入業者の様式どちらでも支障ありません。
	Q2　納品書には，社印・代表者印（以下「社印等」）がなくても良いか A　納品書は、原則として社印等を押印していただくことにしておりますが、納入業者が当該納品書に社印等を押印しないで処理される場合は、省略していただいても結構です。なお、請求書については、必ず社印等の押印が必要です。
	Q3　単価契約で納入している物品の納品書の提出方法はどの様にすれば良いか A　単価契約の場合は、納入業者が納品を行った時に、発注者（教員）から納品書に確認日付・サインの記載を受け、請求書の提出時にまとめて事務部に提出してください。
	Q4　納入業者が物品をメーカーから直送する場合どのように対応したら良いか A　物品が納入される時に、輸送業者の輸送伝票等に発注者（教員）の確認日付、サインを 受け、その後、改めて納入業者の納品書に検収室担当者の確認印及び発注者（教員）の確認日付とサインをもらって下さい。
	Q5　検収室で確認印を受けた後に返品があった場合はどのようにすれば良いか A　検収室では納入の事実確認を行っております。大学への納品は発注者〔教員）の納品検収後に正式なものとなることから、発注者（教員）の納品検収で返品がある場合は、正式な納品とはなりませんので、検収室担当者に返品があった旨を報告し、検収室備え付けの 検収台帳に記入した日付、業者名、納品番号等を抹消してください。
	Q6　研究室で確認日付・サインを受ける者とは、発注者（教員）以外の教職員でも良いか A　納品検収を行うことができるのは、発注者（教員）となりますので、誰でも良いと言うことではありません。発注者（教員）が不在でサインが受けられなかった場合は、とりあえず教職員の受領サインを受け、後日、改めて発注者（教員）の確認日付及びサインを受ける必要があります。
	Q7　納品書の発行日と実際の納品日がずれることは問題はないか A　特に問題はありません。そのまま提出して下さい。ただし、大きくずれることは想定しておりません。
	Q8　請求をまとめることは可能か A　請求書の発行は、納品の都度あるいは月単位に発行するなど、どちらでも可能です。月単位等で発行する場合は、納品検収を終了した納品書（確認印、確認日付、サインのあるもの。）を纏めて請求書に添付し提出してください。
	Q9　経費が異なる場合に伝票の分割依頼があるが、どの様に対応すれば良いか A　請求書の発行については、本学の指示に従って下さい。納品書については、納品時に使用した納品書（確認印、確認日付、サインのあるもの。）を使用して下さい。
	Q10　請求書を提出してから支払が行われるまでどのくらいの時間がかかるか A　本学では適法な請求書を受理した日の属する月の請求については、翌月の末までに支払います。